Γενικά Αρχεία Κράτους

Αναθεώρηση της 14:15, 1 Νοεμβρίου 2012

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους αποτελούν αυτοτελή δημόσια υπηρεσία, η οποία υπάγεται απ'ευθείας στην Υπουργό Παιδείας δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων. Η κεντρική υπηρεσία εδρεύει στην Αθήνα και στεγάζεται σε κομψό κτήριο στην οδό Δάφνης 61 στο Ψυχικό. Παράλληλα με την κεντρική υπηρεσία λειτουργούν και περιφερειακές υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους, οι οποίες και εδρεύουν στις πρωτεύουσες των πρώην νομών, ενώ επιπλέον, λειτουργούν και υπηρεσίες τοπικών αρχείων σε άλλες πόλεις.

Σκοπός

Λογότυπο ΓΑΚ.

Σε μια εποχή κατά την οποία η ελεύθερη πρόσβαση στην πληροφόρηση αποτελεί θεμελιώδες δημοκρατικό δικαίωμα, τα κρατικά Αρχεία δεν φυλάσσουν απλώς έγγραφα, αλλά διαχειρίζονται πληροφορίες αποθηκευμένες σε ποικίλα υποστρώματα. Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στους τομείς της ιστορικής έρευνας, της πολιτιστικής δράσης, της διοικητικής πληροφόρησης και της εξυπηρέτησης του πολίτη. Ανάμεσα στους στόχους τους συγκαταλέγονται:

1. Η εποπτεία, διάσωση, συγκέντρωση, συντήρηση, καταγραφή, μικροφωτογράφηση, ταξινόμηση και ευρετηρίαση του αρχειακού υλικού της χώρας και η διάθεση προς μελέτη όλων των δημόσιων και ιδιωτικών αρχείων, εγγράφων και χειρογράφων, τα οποία αναφέρονται στην ιστορία και στην πολιτιστική κληρονομιά του ελληνικού έθνους και σε ό,τι έχει σχέση με τη διοικητική, οικονομική και κοινωνική ζωή του ελληνικού κράτους.
2. Η επισήμανση και απογραφή των εχόντων ιστορικό ενδιαφέρον δημόσιων αρχείων, η επιλογή και εισαγωγή τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους και η προετοιμασία για τη διάθεση στους μελετητές.
3. Η συνεργασία με τις αρχές της Εκκλησίας, των εκκλησιαστικών και μοναστηριακών ιδρυμάτων και άλλων θρησκευτικών φορέων για τη διάσωση του αρχειακού υλικού.
4. Η συνεργασία με τους κατόχους ιδιωτικών αρχείων, τα οποία παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον.
5. Η εποπτεία των ειδικών αρχείων που ιδρύονται και λειτουργούν σε υπηρεσίες του ευρύτερου δημόσιου τομέα.
6. Η έκδοση δημοσιευμάτων (περιοδικών και αυτοτελών), που εξυπηρετούν τη γνώση των ιστορικών πηγών της χώρας.
7. Η συμμετοχή σε ερευνητικά προγράμματα σε συνεργασία με άλλους επιστημονικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής.
8. Ο εμπλουτισμός με αγορά ή αποδοχή δωρεάς αρχειακού υλικού από τους κατόχους τους και ομοιοτύπων αρχειακού υλικού που βρίσκονται σε ξένα κράτη ή οργανισμούς. ^[1]

Τί είναι αρχείο;

Εκκαθάριση αρχείου από τα
Γ.Α.Κ. Ροδόπης, 2012.

Αρχείο είναι το σύνολο των μαρτυριών και των εγγράφων, αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης, που σχετίζονται με τη δραστηριότητα του Κράτους, δημόσιων ή ιδιωτικών οργανισμών ή νομικών ή φυσικών προσώπων ή ομάδων φυσικών προσώπων. Το αρχειακό υλικό περιλαμβάνει πρωτότυπα ή αντίγραφα οποιασδήποτε ύλης ή τεχνικής, ιδίως:

1. Μεμονωμένα έγγραφα, χειρόγραφα, κατάστιχα, κώδικες και συλλογές αυτών.
2. Απομνημονεύματα και ημερολόγια.
3. Αλληλογραφία επίσημη και ιδιωτική δημόσιων προσώπων.
4. Έντυπα προπαγανδιστικά, εκκλήσεις, προκηρύξεις, αφίσες.
5. Αρχεία καταχωρισμένα σε ηλεκτρονικό υπολογιστή με οποιαδήποτε μορφή, σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας.
6. Οποιοδήποτε υλικό σε ηχητικές και οπτικές αποτυπώσεις με ιστορική και πολιτιστική αξία. ^[2]

Τί είναι η εκκαθάριση αρχείου Διαδικασία - Νομοθεσία

Οι υπηρεσίες του δημόσιου τομέα υποχρεούνται να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση του αρχείου τους, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις και επιβάλλεται να συνεργάζονται με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, προκειμένου οι εξουσιοδοτημένοι και καταρτισμένοι υπάλληλοι των τελευταίων να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα. Καμία υπηρεσία του δημόσιου τομέα δεν επιτρέπεται να προβεί σε καταστροφή αρχειακού υλικού, χωρίς την έγγραφη άδεια των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Η ορθολογική οργάνωση, διαχείριση και εκκαθάριση των δημόσιων αρχείων συμβάλλει:

• Στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της διοίκησης.
• Στην άμεση πρόσβαση και ανάκτηση των χρήσιμων για τη δημόσια διοίκηση εγγράφων με σκοπό την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών.
• Στην προστασία του αρχείου από πιθανές αλλοιώσεις ή καταστροφές.
• Στην εξοικονόμηση χώρων.

Ποιοι υποχρεούνται σε εκκαθάριση των αρχείων τους;

• Οι Δημόσιες Υπηρεσίες (Κεντρικές και Περιφερειακές).
• Οι Περιφέρειες.
• Τα Ν.Π.Δ.Δ.
• Οι Ο.Τ.Α.

Διαδικασία εκκαθάρισης στις Δημόσιες Υπηρεσίες

• Κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή τμήματος ή γραφείου ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για την καταγραφή του ανενεργού αρχειακού υλικού.
• Βάσει των προεδρικών διαταγμάτων εκκαθάρισης των αρχείων κάθε δημόσιας υπηρεσίας και αφού οι αρμόδιοι υπάλληλοι εξετάσουν τους φακέλους του αρχείου, συντάσσουν σε κατάσταση τον αριθμό φακέλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος που αφορά το φάκελο. Η κατάσταση υπογράφεται από τον υπάλληλο, τον προϊστάμενο του Τμήματος και τον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης.
• Στη συνέχεια καλούνται, με έγγραφο "επί αποδείξει", τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, για να επιλέξουν μέσα σε τακτή προθεσμία, όχι μικρότερη των εννέα (9) μηνών ή του ενός (1) έτους, ανάλογα με την περίπτωση, τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα.

Εικόνες από Εκκαθαρίσεις

Εκκαθάριση αρχείου από τα
Γ.Α.Κ. Ροδόπης, Σάλπη 2012.

• 

  Εκκαθάριση του παλαιού αρχείου της πρώην Κοινότητας Πολύανθου ^[3].

• 

  Εκκαθάριση του παλαιού αρχείου της πρώην Κοινότητας Πολύανθου ^[3].

• 

  Φωτογραφία από την εκκαθάριση στην Κοινότητα Ασωμάτων, ^[4].

• 

  Φωτογραφία από την εκκαθάριση στην Κοινότητα Ασωμάτων, ^[4].

• 

  Εκκαθάριση αρχείου στην Κοινότητα Ιάσμου, ^[5].

• 

  Εκκαθάριση αρχείου στην Κοινότητα Ιάσμου, ^[5].

Σημειώσεις

Εξωτερικοί σύνδεσμοι

• Για την οργάνωση και το σκοπό των Γ.Α.Κ., ιστοσελίδα της κεντρικής υπηρεσίας των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
• Συχνές ερωτήσεις σχετικές με τα Αρχεία, ιστοσελίδα της κεντρικής υπηρεσίας των Γενικών Αρχείων του Κράτους.

Νομοθεσία